Consejos prácticos para la administración del tiempo

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Consejos prácticos para la administración del tiempo

Reuniones:

No fomente reuniones innecesarias.
Permita que los participantes salgan y entren tan pronto su contribución sea necesaria o finalizada.
Pregunte cuál es el propósito de cada reunión. ¿Es esta reunión realmente necesaria?
Tome decisiones sin necesidad de tener reuniones. Nunca convoque un comité, si la decisión se puede hacer a nivel individual.
Al ser necesaria una reunión, prepare una agenda y sígala.
Establezca un límite de tiempo. Empiece a tiempo y termine a tiempo.
Invite solamente a aquellos cuya asistencia sea necesaria y dígales lo que se espera de ellos.
Tenga siempre una persona presente que tome notas concisas.
Distribuya un resumen de la reunión dentro de las 24 horas siguientes.
Tenga algunas reuniones con todos de pie, se logra hacer más en menos tiempo.
Minimice la conversación social. No contribuya con conversaciones innecesarias.
Dedique unos minutos al final para hacer una crítica a la reunión que acaba de concluir.
Lea un buen libro sobre cómo conducir reuniones más eficazmente.
Esté preparado para la reunión, evite salirse por la tangente, siga el curso trazado para la reunión.
Considere alternativas a las reuniones, como llamadas telefónicas, memos, etc.
Prepare un plan de acción o seguimiento para distribuir al finalizar la reunión.
Cada cual debe saber quién es responsable por cada asignación y cuál es el plazo.

Teléfonos

Dígale a su secretaria que filtre las llamadas y que ofrezca resolver asuntos de rutina a las personas que llamen.
Dígale a su secretaria que prepare las respuestas solicitadas antes de devolver las llamadas.
Haga una lista de puntos a discutir antes de llamar.
Seleccione y haga una lista de llamadas que hay que hacer; programe un horario específico para hacer estas llamadas.
Agrupe sus llamadas y escoja la hora cuando es más probable que la gente se encuentre, así evitará interrumpirse varias veces durante el día para hacer llamadas.
Termine la conversación social tan pronto como sea posible. Vaya al grano y manténgase en el tema.
Sus llamadas deben ser breves.
Dígale a las personas que tienden a prolongar las conversaciones que usted tiene una cita pendiente o un plazo que cumplir. Nunca diga mentiras.
Como último recurso, cuelgue el teléfono, mientras usted está hablando.
Use el sistema automático del teléfono para hacer sus llamadas.
Use el contestador automático cuando sea apropiado.
Grabe y analice sus llamadas periódicamente; escuche lo que sucede en sus conversaciones telefónicas.
Establezca unas horas “tranquilas”, durante las cuales sólo aceptará llamadas de emergencia.
En vez de irritarse cuando suene el teléfono, recuerde qué parte de su trabajo es llamar y atender llamadas, así usted sentirá menos frustración.
Dígale a las personas que llaman con frecuencia a qué horas prefiere recibir sus llamadas. Pregúnteles a aquellos que usted llama cuándo prefieren recibirlas.

Visitantes inesperados

Tenga en cuenta que las interrupciones son parte de su trabajo, puede ser que su actitud es la que necesita reajuste.
Haga lo posible para que las interrupciones sean breves y resolverá la mitad de sus problemas.
Haga que sus subalternos le presenten varios trabajos y/o asignaciones a la vez y revíselos todos al mismo tiempo.
No interrumpa constantemente a otros. También agrupe sus trabajos y preséntelos al mismo tiempo.
Deje tiempo en su agenda para interrupciones y eventos inesperados.
Visitantes que suelen prolongar su estadía son los más fáciles de deshacerse, si usted para empezar no les ofrece asiento.
Póngase citas fuera de su oficina. Haga conferencias de pie en los pasillos, áreas de recepción y cuartos de conferencia.
Cierre sus puertas para tener tiempo de “tranquilidad”.
Fomente el uso de citas, en vez de visitas no programadas.
Organice sus muebles para que no quede en dirección al tráfico de personas.
Sea franco cuando le preguntan: “¿Tiene un minuto?” Aprenda a decir NO.
Reorganice el flujo de trabajo, o el tiempo para hacer sus tareas.
Vaya usted a la oficina de la persona que le quiere ver, así tendrá más control sobre cuándo terminar la reunión.
Aprenda a controlar lo controlable y a aceptar lo incontrolable; esté seguro de entender la diferencia.

Lectura

Reparta la lectura e intercambie información con los demás.
Quite su nombre de listados de correo y circulación. Cancele suscripciones innecesarias. Corte el flujo de papeles hacia su caja de entrada.
Dígale a su secretaria que filtre su correo y bote aquello que no sirve, que archive y redirija los papeles indicados.
Ordene que otra persona le monitoree las revistas, prensa, y cualquier otro material de lectura, para identificar artículos de importancia que usted deba leer.
No lea correo sin importancia. Bótelo inmediatamente.
Sea selectivo en lo que lee. Usted necesita información, no cualquier material de lectura. Averigüe qué artículos contribuyen el mayor valor.
Utilice técnicas de lectura de prensa, recorra con la mirada y busque las ideas principales y los detalles de importancia. Busque la lógica primaria en los documentos.
Aprenda a leer sabiamente y retener más. Desarrolle una buena memoria.
Aprenda a leer más rápido.
Deje que otros hagan la lectura por usted cuando le sea posible.
Escriba menos. Utilice el teléfono con más frecuencia.
Considere el uso de un buen sistema de información para su organización.
Haga grabar reportes y otra información en vez de ser escrita. Usted puede escucharla en momentos libres, como cuando está viajando.
Verifique la tabla de contenido primero. No lea el libro o revista cuando el contenido no le interesa.

Papeleo

Haga que su secretaria conteste la correspondencia de rutina.
Dicte los pensamientos claves. Deje que su secretaria redacte las cartas.
Mantenga su escritorio limpio, listo para trabajar, deshagace del desorden y de lo que no le sirve.
Después de seleccionar y arreglar ocúpese de cada papel. Trate de no manipular cada papel más de una vez. No ponga nada a un lado sin tomar acción.
No lo registre. No pregunte por ello. Bótelo. Descontinúelo. Pregunte por el propósito y el por qué de su existencia.
Utilice los mejores equipos para dictar y los mejores sistemas en el mercado para procesar palabras.
Elimine palabras innecesarias, párrafos. Las cartas de un sólo párrafo no tienen nada de malo.
Piense antes de escribir o dictar, planee lo que quiere decir.
Escriba para el lector usando un lenguaje y estilo claro, conciso y orientado hacia los hechos.
No exceda en revisiones en nombre de la perfección, cuando los beneficios que resultarán son pequeños o inexistentes.
Conteste cartas escribiendo respuestas en los márgenes de las cartas que usted ha recibido y envíelas por correo o fax al remitente, esto le evitará archivar una copia de carbón también.
Genere tan poco papeleo como le sea posible.
El número de documentos en su archivo puede ser reducido, si usted hace copias de sus respuestas en el respaldo de la correspondencia recibida.

Crisis (apagar incendios)

Trate de anticiparse a las crisis y prepare planes de contingencia.
Esté seguro que sus estimados de tiempo sean reales.
Discuta prioridades con sus subalternos.
Establezca plazos para usted y para otros.
Tome el tiempo necesario para hacer las cosas bien la primera vez, así no perderá más tiempo haciéndolas de nuevo.
Evite que se repitan las crisis, así le quedará más tiempo para manejar aquellas verdaderas crisis.
Hable periódicamente con subalternos, compañeros de trabajo, superiores para identificar problemas potenciales que están latentes.
Practique el buen manejo del tiempo durante una crisis. No encienda un segundo fuego tratando de apagar el primero.
Empiece antes, permítase más tiempo; no ignore los plazos.
Desarrolle un mejor sistema de seguimiento y retroalimentación.
Deje de dilatar y verá que muchas crisis se evitarán.
Si tiene que hacerle frente a crisis recurrentes, investigue porque las cosas siguen saliendo mal y arréglelas.
Convierta una crisis en una oportunidad de experimentar nuevas ideas, desarrollar nuevos procedimientos, encontrar una mejor manera de hacer las cosas.
Descanse y relájese unos cuantos minutos antes de atacar el problema que ha causado la crisis. Prepárese para un esfuerzo al máximo.
Estimule la transmisión rápida de información, esencial para tomar acciones oportunamente.

Pensando y analizando

Tómese un descanso de meditación, en vez de un descanso para tomar café.
Lleve consigo tarjetas de apuntes, escriba sus ideas, no confíe en su memoria.
Obtenga datos sobre desperdiciadores de tiempo: analice causa y efecto.
No presuma cosas innecesariamente; verifique y aclare todo.
Identifique su tiempo de “optima actividad”. El tiempo durante el cual usted trabaja mejor. Deje este tiempo para la ejecución de proyectos importantes.
Alterne horas “tranquilas” con horas de “disponibilidad” y así tener tiempo para pensar.
Si se necesita hacer algo, pregúntese cuál es la mejor manera.
Piense en cómo puede mejorar resultados.
En el trabajo cada ejecutivo debe disponer de un determinado tiempo para pensar. Empiece dedicando 15 minutos al día para pensar. Al acostumbrarse a esto auméntele un poco de tiempo gradualmente.
Identifique sus hábitos y haga un esfuerzo por mejorarlos.
Trate de establecer una hora de quietud durante determinada parte del día, cuando no tiene reuniones, citas o llamadas pendientes que hacer o recibir.
Analice detenidamente su uso del tiempo y observe qué hace, cuándo lo hace y por qué lo hace.
Objetos y prioridades

Haga que su primera hora de trabajo cada día sea la más productiva.

Discuta objetivos, prioridades y planes con su secretaria o personal durante la primera hora de la mañana.
Aprenda a distinguir entre lo importante y lo meramente urgente.
Clarifique sus objetivos a largo plazo; establezca prioridades; asumieres de estar logrando lo que busca en su trabajo y en su vida.
Sus objetivos deben ser específicos, realizables, medibles y escritos con fechas específicas.
Recuerde que siempre hay el tiempo suficiente par ejecutar las cosas de verdadera importancia.
Deje avisos en su oficina que le recuerden sus objetivos.
No siempre haga las peticiones de otros a expensas de sus prioridades. Aprenda a decir NO, con lógica, firmemente y con mucho tacto.
Recuerde el Reglamento 80/20. 80% del valor viene del 20% de los artículos, mientras sólo el 20% del valor viene del 80% de los artículos. Aprenda a concentrarse en su 20% de actividades de alto valor.
Trácese un objetivo principal cada día y fórmese la costumbre de lograrlo todos los días.
Cuando ocurra un cambio en las condiciones, asegúrese de hacer un cambio en sus objetivos si es necesario. Tan pronto como los objetivos sean logrados, no olvide de trazarse nuevos.
Usted nunca ha terminado de definir sus objetivos hasta que determine la prioridad de cada uno.

Planeación

Escriba un plan cada semana, para lograr cosas significativas.
Planeación del tiempo consiste en contestar cuatro sencillas preguntas:
¿Qué quiero lograr?
¿Qué actividades tengo que desarrollar para llevarlo a cabo?
¿Cuáles son las prioridades?
¿Cuánto tiempo requiere cada actividad?
El control empieza con un plan.
Reconozca que planear toma tiempo, pero también le ahorra.
Haga énfasis en los resultados, no en las actividades.
Reconozca que el éxito es “a pesar de” y no “debido a” los métodos.
Acostúmbrese a planear todos los días.
Asegúrese que su lista de cosas para hacer, incluya prioridades y estimados de tiempo.
Programe su tiempo diariamente. Aquellas cosas que estén programadas tienen una probabilidad más alta de que sucedan.
Las actividades diarias deben de ser planeadas con anterioridad a su llegada a la oficina. De otra manera corre usted el riesgo de verse inmiscuido en los eventos del día sin darse cuenta.
Sea proactivo, en vez de reaccionar siempre.
Planee un poco de tiempo durante el día para usted. Cada día debe disponer de por lo menos 15 minutos para pensar en sus objetivos personales.
Planee períodos de descanso durante la jornada cotidiana para así poder trabajar refrescado.
Buenos planeadores, obtienen mejores resultados que aquellos que no planean. Recuerde que la diferencia entre el fracaso y el éxito es de dos horas al día.

Delegación

Tome tiempo para entrenar y desarrollar sus subalternos, para así poder delegar más.
Dedique tiempo para dar instrucciones use buenas técnicas de retroalimentación.
No permita que sus subalternos deleguen sus problemas hacia usted. Pida soluciones no sólo problemas. Ayúdeles a tomar buenas decisiones, permita iniciativas.
La supervisión no significa estar continuamente encima de la persona. Permita que sus subalternos hagan el trabajo solos, pero mantenga un sistema de control en los puntos críticos durante el desarrollo de dichos planes.
Delegue, delegue, delegue. Evite la tendencia de querer hacerlo todo usted.
Entrene a sus subalternos a manejar más responsabilidades.
Delegue el derecho de equivocarse. Utilice los errores como procesos de aprendizaje.
Asegúrese de que la carga de trabajo en su departamento sea distribuida apropiadamente.
Asegúrese de delegar suficiente autoridad, para permitir que sus subalternos logren resultados.
Si usted no lo puede controlar, no lo delegue.
Pasos de como delegar exitosamente.
Clarifique los resultados deseados.
Determine responsabilidades y autoridad.
Cree un ambiente lleno de motivación
Exija trabajos terminados.
Provea entrenamiento adecuado.
Tómese el tiempo para crear un ambiente lleno de motivación, donde sus subalternos estarán estimulados a buscar y aceptar responsabilidades.

Indecisión

No invierta más tiempo y energía del necesario en tomar decisiones.
A las personas se les paga para obtener resultados, no para ser perfectos.
Mejore procedimientos para constatar hechos.
Tome decisiones aun cuando le falte constatar algunos hechos. Algo de riesgo es inevitable.
Use especialistas para que ayuden a resolver problemas especiales.
Un gran desperdiciador de tiempo es dedicarse al pasado, repensando decisiones pasadas, explicando las malas, y salvando malas inversiones que deben ser olvidadas. Use su pasado como una guía para el futuro, no como una excusa para no hacerle frente.
No malgaste el tiempo quejándose de sus fracasos.
Mejore la manera de tomar decisiones. Utilice hechos, trace metas, investigue alternativas y consecuencias negativas, tome la decisión y póngala en práctica.
Reconozca que la indecisión muchas veces es una forma de dilatación. Hay un tiempo para deliberar y un tiempo para actuar. Cuando es tiempo de actuar, actúe con audacia.
Si usted no está cometiendo errores, no está haciendo nada significativo.
La mejor hora para tomar decisiones de importancia es durante su tiempo de alto rendimiento. En este tiempo tiene sus perspectivas claras para pensar mejor y más rápido.

Misceláneas

Trate de eliminar un desperdiciador de tiempo de su vida cada semana.
Haga lo posible por disfrutar aquello que hace.
Recuerde que usted está desperdiciando el tiempo cuando le gasta más tiempo a cosas de menor importancia.
Aprenda a no desperdiciar el tiempo de las otras personas.
Constantemente trate de buscar nuevas técnicas, que le ayuden a tener más control del tiempo.
No desperdicie el tiempo sintiéndose culpable de aquellas cosas que no pudo hacer.
Coma un almuerzo liviano, sin alcohol, y así evitará quedar dormido.
Sea severo acerca del tiempo. Si usted no respeta su tiempo, no espere que otros lo respeten.
Reconozca que inevitablemente algún tiempo será desperdiciado en algunas actividades fuera de su control. No se preocupe por ello.
Use su diario, almanaque o libro de apuntes para anotar sus actividades diarias. Sus notas pueden revelar todo tipo de problemas ocultos y oportunidades.
Conserve una lista de actividades que pueden ser hechas en 5 minutos o menos. Cuando tenga sólo unos minutos disponibles, y no sabe que hacer con ese tiempo, revise su lista de cosas que puede realizar en pocos minutos y escoja una.
Continuamente pregúntese: “¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?”
Tómese tiempo para usted: tiempo para soñar, tiempo para relajar, tiempo para vivir.

¡Hágalo, ahora!

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